Invoice merupakan surat pemesanan yang diterbitkan oleh penjual setelah terjadi pemesanan atau booking dari pembeli. Prosedur pembuatan invoice sangat penting dalam suatu usaha atau perdaganban barang dan jasa. Dengan adanya invoice, maka pemesanan yang dilakukan oleh pembeli dapat dijabarkan dan dijelaskan secara rinci kepada pelanggan.
Istilah invoice sering dikenal dengan surat pemesanan atau faktur oleh masyarakat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, faktur berarti daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan nama, jumlah, serta harga barang yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual. Faktur juga dapat diartikan sebagai rincian perhitungan penjualan kredit yang diberikan penjual kepada pembeli.
Adanya invoice ini akan sangat membantu perusahaan dalam mengawasi kondisi keuangan bisinis. Selain itu, invoice juga dapat membantu pelanggan dalam memeriksa perincian barang, sehingga bisa sesuai dengan pesanan.
Prosedur Pembuatan Invoice Suatu Perusahaan
Dalam pembuatan invoice, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pelaku usaha, di antaranya sebagai berikut:
- Invoice dibuat berdasarkan jumlah barang yang dibeli atau diterima oleh pembeli. Invoice ini digunakan untuk menghindari adanya penolakan dari pembeli ketika pengiriman barang dilakukan. Oleh karena itu, umumnya invoice diberikan setelah penandatanganan proses pengiriman oleh pihak pembeli.
- Pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan dua cara. Cara yang pertama dengan satu kali pencatatan dalam satu kali transaksi. Cara yang kedua adalah dengan melakukan pencatatan transaksi secara bertahap. Adapun yang banyak digunakan oleh perusahaan adalah cara yang pertama.
Saat ini, prosedur pembuatan invoice dilakukan dengan mengikuti perkembangan yang ada. Untuk mengikuti kemajuan teknologi, informasi, dan komunikasi, maka pembuatan invoice pun mulai bergerak ke arah digital dapat dilakukan dengan cara online. Selain lebih modern, penggunaan invoice secara online ini dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan maupun pelanggan yang melakukan pemesanan barang.
Dengan melalui pembuatan invoice secara online, maka pengriman tagihan bisa dilakukan melalui sistem komputerisasi yang memanfaatkan jaringan internet. Hal ini tentu saja akan memudahkan pihak perusahaan serta pelanggan sendiri. Selain itu, dengan memanfaatkan invoice online, maka pencatatan ganda atas invoice yang sama bisa diminimalisir.
Dalam pembuatan invoice online, risiko penulisan nomor urut ganda pada invoice yang sama cukuplah besar. Jika sampai terjadi, maka tentu saja bisa mengganggu keuangna perusahaan. Untuk menghindari masalah ini, maka prosedur pembuatan invoice online bisa menjadi salah satu solusinya. Selain praktis, mudah, dan cepat, pencatatan pun akan semakin teliti karena menggunakan sistem komputerisasi.
Prosedur pembuatan invoice suatu perusahaan juga harus memuat beberapa hal penting, yaitu:
- Identitas penagih, yakni perusahaan atau lembaga yang menerbitkan invoice;
- Tujuan penagihan kepada pemesan atau konsumen;
- Nomor invoice penjualan barang atau jasa;
- Daftar nama barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen;
- Jumlah pajak pembelian dan total pembayaran yang harus dikeluarkan oleh konsumen;
- Tujuan pembayaran pembelian barang atau jasa berupa detail nomor rekening bank perusahaan.
Dengan memuat beberapa hal di atas, maka invoice penjualan suatu perusahaan akan lebih jelas dan terperinci, sehingga konsumen pun bisa segera memahami dan membayarkan tagihan yang harus dibayarkan pada perusahaan. Beberapa penjelasan terkait dengan prosedur pembuatan invoice atau faktur bisa Anda jadikan sebagai informasi untuk memahami invoice bagi perusahaan Anda. Dengan memahaminya, maka Anda bisa segera membuat invoice yang sangat penting untuk mengawasi dan mengelola keungan perusahaan Anda.
